Das Größte SoLa aller Zeiten!
Das war das Motto unseres KSJ Sommerlagers 2018 und wir haben tatsächlich unsere eigenen Teilnehmerrekorde nochmals stark überbieten können. Mit über 240 Personen fuhren wir für 2 Wochen nach Obertauern in Österreich und waren zu Gast beim hervorragenden Jugendhotel Felseralm.
240 Personen bedeutet aber auch einen riesigen organisatorischen Aufwand und vor allem bedeutet es, dass unsere bisherige Arbeitsweise eines einheitlichen zweiwöchigen Programms für alle Teilnehmer nicht mehr zielführend war. Es musste neben einer neuen Leitungsstruktur auch ein neues Programmangebot geschaffen werden und wir entschieden uns dazu, den Teilnehmern jeden Tag mehrere gleichzeitig stattfindende Parallelprogramme anzubieten.
Es gab viele Programmpunkte, welche auch außerhalb unseres Geländes stattfanden. Für uns als Leitung war es bei diesen Angeboten besonders wichtig, einen genauen Überblick über deren Teilnehmer zu haben, um in brenzligen Situationen hier nicht den Überblick zu verlieren.
Da das Parallelprogramm täglich stattfand, mussten alle Teilnehmer sehr regelmäßig eine neue Auswahl treffen können. Mit so vielen Leuten ist es aber nicht mehr sinnvoll diese in ihrem Urlaub regelmäßig Schlange stehen zu lassen um sich einzutragen. Spätestens die ersten Änderungswünsche hätten hier für Chaos gesorgt. Alternativ kann man regelmäßig durch die betreuenden Leiter (die „Zimmerpaten“) abends auf dem Zimmer fragen, was die Teilnehmer am nächsten Tag machen wollen. Hierbei würden beliebte Programmpunkte mit begrenzter Platzzahl jedoch schnell überlaufen, was sich dann erst später feststellen ließe. Also musste eine digitale Lösung her.
Für die Grundorganisation kam wieder der KSJ – EventManager zum Einsatz. Diesen erweiterte ich mit Angular um die neue Funktionalität.
Jeder Zimmerpate konnte die ihm zugeteilten Teilnehmer innerhalb weniger Sekunden auf freie Plätze unseres Programms eintragen. Netter Seiteneffekt ist zudem, dass man den Teilnehmern nicht hinterherlaufen musste, denn wenn sie bei etwas mitmachen wollten, mussten sie schnell sein. So findet bei großem Interesse auch eine schnelle Eintragung statt und andernfalls eben eine automatische Zuteilung auf die verbliebenen Plätze.
Mit der neuen Erweiterung ließen sich am Ende schnell PDF-Dateien mit genauen Teilnehmerlisten für jeden Programmpunkt erstellen und aushängen. Auch sah man direkt, wer sich rückgemeldet hatte und wer nicht. Änderungswünsche und Tauschs ließen sich einfach durch persönliche Rückmeldung aller Betroffenen gemeinsam umtragen, sodass niemand uninformiert blieb. Am Ende galt dann immer das was ausgedruckt im Aushang stand.
Das System hat sich bereits nach der zweiten Nutzung während der Fahrt als essentiell für die erfolgreiche Gesamtkoordination herausgestellt.
2019 wird unsere Fahrt wieder im „kleineren“, klassischen Rahmen stattfinden, aber 2020 wird das Tool dann voraussichtlich erneut Verwendung finden.
Anbei findet sich ein Screenshot der Benutzeroberfläche für unsere Leiter. Man wählt zunächst den Programmslot (also bspw. Sonntagnachmittag), anschließend den einzutragenden Teilnehmer und zuletzt was er wählen möchte. Hat er bereits gewählt, oder sind bei einem Programmpunkt bereits alle Plätze vergeben, so wird dies visuell klar kenntlich gemacht und ggf. die Auswahl deaktiviert.